User Guide — Myrmidon

1. Présentation de Myrmidon

Myrmidon est une plateforme de pilotage opérationnel connectée à Microsoft Outlook. Elle centralise les informations utiles à la planification, construit des plannings optimisés et suit les opérations en temps réel.

• Gestion des équipes, sessions et utilisateurs.
• Configuration des activités, domaines, horaires et compétences.
• Génération de plannings en tenant compte des contraintes métier.
• Synchronisation Outlook et planning interne.
• Suivi des activités réalisées, en cours, en retard ou replanifiées.

2. Connexion, compte et synchronisation Microsoft

L’utilisateur peut se connecter avec son compte Microsoft 365 professionnel afin d’autoriser Myrmidon à lire les disponibilités, détecter les conflits et créer les événements nécessaires dans Outlook. L’accès par email et mot de passe reste disponible pour les utilisateurs sans Outlook.

Lors de la première connexion Microsoft, une autorisation peut être demandée afin de permettre à Myrmidon d’accéder aux calendriers autorisés.

3. Gestion des rôles et des accès

Myrmidon distingue les rôles globaux de l’organisation et les rôles propres à chaque session. Cette séparation permet d’adapter les droits selon le profil utilisateur et le contexte opérationnel.

• Owner : accès complet à l’organisation, aux utilisateurs, aux rôles et aux paramètres.
• Manager : gestion opérationnelle et suivi des plannings.
• User : utilisation standard selon les droits autorisés.
• Key user de session : droits renforcés sur une session spécifique.
• Normal user de session : accès standard à la session.

4. Sessions et équipes

Une session représente un environnement de travail indépendant : équipe, site, service, scénario de test ou contexte opérationnel particulier. Les sessions permettent de cloisonner les référentiels, les paramètres, les plannings et les données de suivi.

5. Référentiel domaines / activités

Le référentiel définit les activités utilisées par le moteur : domaine, durée, priorité, nombre de personnes nécessaires, contrainte horaire, heure cible et caractère reportable.

Règle de priorité : une activité de priorité 2 ne commence pas tant que les activités de priorité 1 du même domaine ne sont pas terminées.

6. Référentiel personnes

Chaque personne est identifiée par un trigramme unique. Une adresse Outlook peut être associée afin de lire les disponibilités et publier les affectations dans le calendrier correspondant.

7. Formations / compétences

La matrice de compétences indique quelles personnes peuvent réaliser quelles activités. Le moteur utilise cette information pour éviter les affectations incohérentes et fiabiliser la planification.

8. Paramètres de planification

Les paramètres configurent les règles globales : fuseau horaire, horaires prédéfinis, pauses, stratégies de breaks, contraintes de charge et tolérances de chevauchement.

9. Planification intelligente

La page Planification prépare une semaine d’activités à partir des jours sélectionnés, du personnel présent, des horaires, des compétences et des activités à traiter.

• Préparer depuis l’application : génère un planning sans publication immédiate.
• Publier vers Outlook et planning interne : synchronise le planning validé.
• Bloquer meetings / OOF Outlook : évite les périodes occupées ou absences.
• Conserver FAIT : protège les activités déjà réalisées.
• Conserver overrides manuels : maintient les ajustements effectués par l’utilisateur.
• Créer breaks : ajoute automatiquement les pauses configurées.

10. Run généré et ajustements

Le run généré affiche les activités placées, les pauses, les créneaux libres et les activités restant à replacer. Avant publication, l’utilisateur peut réorganiser manuellement les activités et conserver ces ajustements comme overrides.

11. Contrôle opérationnel

Le Contrôle opérationnel est l’écran de pilotage live. Il affiche le planning actuel, les indisponibilités Outlook, les activités réalisées, en cours, en retard, replanifiées ou supprimées localement avant synchronisation.

• Actualisation Outlook + planning interne.
• Synchronisation des modifications locales.
• Marquage des activités comme faites ou non faites.
• Ajout manuel d’activités depuis le suivi opérationnel.
• Suppression des activités sélectionnées.
• Replanification facile avant validation.

12. Monitoring

Le module Monitoring permet de suivre automatiquement la performance opérationnelle d’une session. Il consolide les indicateurs issus du contrôle opérationnel, du planning interne et de la synchronisation Outlook.

12.1 KPI — % d’activités réalisées

Ce KPI mesure le taux de réalisation des activités sur la période sélectionnée. Il affiche le nombre d’activités faites, le total planifié, le pourcentage global et le détail par domaine.

12.2 Activités non faites / en retard

Cet indicateur recense les activités non réalisées, en retard ou encore ouvertes après leur heure prévue. Les commentaires permettent de documenter les causes : panne machine, absence, incident qualité, surcharge ou problème organisationnel.

12.3 Activités replanifiées

Ce KPI suit les activités déplacées par rapport à leur planification initiale. L’analyse par jour permet d’identifier les périodes de surcharge, les ressources insuffisantes ou les contraintes récurrentes.

12.4 KPI personnalisés

Les KPI personnalisés permettent de créer des indicateurs propres à l’organisation ou à la session afin de suivre un objectif métier spécifique.

13. Bonnes pratiques et support

• Vérifier les référentiels avant de générer un planning.
• Maintenir les compétences et les adresses Outlook à jour.
• Utiliser le mode préparation avant toute publication Outlook importante.
• Contrôler les activités en retard avant synchronisation.
• Conserver l’historique des activités faites.
• Tester les paramètres de charge sur une session copiée avant un déploiement en production.

Workflow recommandé : référentiels → compétences → horaires → préparation semaine → génération → contrôle → publication et synchronisation.